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簡単に仕事を効率化できる7つの方法

2012.3.2 | ,
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From:北岡秀紀

FROM:北岡秀紀

前回は、社長本来の仕事に取り組むために必要なことは、まず大量行動である、ということをお伝えしました。 ゲ○を吐くくらい、血尿が出るくらい大量にやる、という時期は必要です。

でも、永久に大量行動はダメです。 それはただ仕事に仕事をさせられている従業員です。 主人が経営者から、仕事そのものにただ変わっただけです。

ですから、最終的には、短い時間でもビジネスが回り成長する仕組みを作る必要があります。 そこまでいって、午前中だけ働くことにするか、やっぱり仕事が好きだからしこたま働くか、は自分で決めてください。

長時間労働をせざるを得ないことと、長時間労働を選択するということは、全く意味が違います。

大量行動をやめるとき

では、どれくらい大量行動が必要かですが、もちろんビジネスにもよりますが大体1年半以内に光が見えなければ、もしくは3年で仕組み化ができないのであれば、そのビジネスはダメダメかあなたは仕組みを作る経営者に向いていないと判断していいでしょう。 なお、今まで何年も大量行動をしてきたが。。。という方の場合、「仕組みを意識して大量行動をし始めてから」1年半なり3年と考えてください。 ただただ、漫然と大量行動をしているのなら、まだ大量行動をしていないのと同じだということ。  

大量行動を支えるのに、重要なポイントは仕事の効率をあげることです。 10分かかっていた仕事を5分で仕上げることができれば、浮いた時間を別の仕事に当てることができるからです。 「その分、早く仕事が終われる」という考え方もありますが・・・年商3000万円以下の人ではない経営者の場合は、他の仕事を入れていかなければなりません。 (人ではない経営者については、前回の『優先順位をつけてはいけない』を参照してください。)

では、どのように仕事の効率を上げるのでしょうか? やれナントカアプリだ、ソフトだとありますが、そんなのは後にしましょう。 今回は、やればすぐに効率があがる方法7つお教えしましょう。

方法1 やることリストを作る

時間管理の本などを読むと、やることをリストを作れというのは書かれています。 ですから、あなたもご存知だと思います。 でも、実際にやっているかというと・・・やっていないと思います。

私が時間管理のセミナーをして、「やることリストをつくるという方法を知っている人は?」と聞くと95%以上は手が挙がります。 しかし、実際にやっている人は、5%しか手が挙がりません。

面白いことに知っていて手が挙がらない人も一度はやったことがあります。 そして、その時にやることリストを作ることで、仕事がはかどることも実感しています。 にも関わらず、やっていないというのは不思議で仕方がありません。

仕事の拘束時間で最も多い無駄時間は、「次、何しようかな?」と考える時間です。 考える時間そのものが取られてしまう、ということが第一の理由。 そして、ひとつ仕事が終わって、「次、何しようかな?」と考えることで、頭が仕事処理モードではなく考えるモードに入ってしまうというのがもうひとつの理由。 そうなると、次にやることが決まっても、仕事処理モードに入るのにいくらか時間がかかるのです。

せっかく集中していたのに、話しかけられたせいで集中力が切れ、そこから集中できなくなった・・・という経験はないでしょうか? それのミニ版を毎日、仕事の切り替えの度に行っている、ということです。

実際、一度、あるクライアントで測定したことがあるのですが、この「次、何しようかなぁ」に付随する無駄時間が、仕事時間の3分1以上という結果が出ました。 正式な統計はとったことはありませんが、まぁ、それほど大きく結果は変わらないでしょう。

ですから、朝15分の時間をとって、今日やることを決めます。 当然ですが、やる順番も決めます。 そうすると後はひたすらそれをこなすだけの処理マシーンになればいいのです。

頭を使うことは重要ですが、必要のないことに頭は使わないことです。

ちなみにダン・ケネディは前日夜に次の日のやることを決めるそうです。 寝ている間に潜在意識が次の日の仕事のことを考えてくれ、効率があがる、とのこと。 確かに、翌日のやることを作っておくと、起きてスグに取り組めますし、効率が上がる気もします。 ただ、私の場合、夜は頭が働きませんから、やることを決めて順番に並べるというのは、よほど調子のいいときしかできません。 もしあなたが夜調子がいいタイプなら、試してみてください。

方法2 朝型にこだわらない

自己啓発や成功者の本を読むと、朝4時とか5時とか早く起きて、誰も邪魔が入らない清々しい環境で働くと、頭も冴えて良い、みたいな話が書いてあります。 「成功者も朝から働いている。オレも働くぞっ」と5時に目覚ましを鳴らしても起きられない、ということはないでしょうか。 もしくは、起きたけれど、頭が働かない。

脳科学的には、朝、頭が冴えるというのは正しいようです。 ただ、経験的に言えば、夜の方が頭が働くという人もいます。習慣によって夜の方が冴えるようになったのでしょう。 そのような人は、夜に仕事をすればいいわけです。

「成功者が朝早いから、自分も朝早く起きる」と決意する
         ↓
   起きられない。頭が働かない
         ↓
「自分は、だから成功できないんだ」とセルフイメージを下げる

という循環になるより、よほどいいと思います。

人は人。自分は自分です。

ちなみに、あくまで私の知る範囲ですが、朝早く起きる経営者は自分で決意して朝早く起きるようになったわけではありません。 ビジネスにのめり込んで楽しくなって、もしくは朝早く起きざるを得ないくらい追いつめられて結果的に朝早く起きるようになった。 それが習慣になった、という人がかなり多いです。

格好悪いから誰も言いませんが、実はそんなもんですよ。

あと5つも残っていますが・・・ 長くなりそうなので、残りは次回お話しします。

とりあえず今日から、ぜひやることをリストを作って、自分の頭の働く時間を確認することをやってみてください。 それだけでも、確実に効率がアップすることをお約束します。

ー 北岡秀紀

PS:
このダンケネディの本、かなりシビアですが経営者が決して口にしない9つの不都合な真実を教えてくれます。
http://www.directbook.jp/brm/index_mk.html

北岡 秀紀

マーケティングコンサルタントであり、コンサルタントを指導するコンサルタントでもある。これまで約900以上のクライアントのコンサルティングを実施し、数々の店・中小企業・オンラインショップの売上改善を果たす。その成功率は91.7%を誇る。(2011年10月現在)単に机上の空論ではなく、「自身で実証済みのノウハウだけを伝える」ことを信条としている。年商1億円を突破したい社長向けの情報サイト『オクゴエ!』を主宰。また、自身のノウハウを受け継ぐコンサルタントを育てるプログラムを主催しており、一人あたりの参加費は350万円という超高額にも関わらず、申込が殺到。参加希望者の77%以上を断っている。

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