FROM:北岡秀紀

前回は、大量行動をささえる７つの仕事効率化の方法のうち、２つをお話ししました。ひとつめは「やることリストをつくる」、もうひとつは「朝型にこだわらない」でしたね。

実際にやってみたでしょうか？

まだやっていない、という方はぜひやってください。

それでは、大量行動をささえる７つの仕事効率化、残り５つをお教えしましょう。

方法３　同じような仕事はまとめて処理する

似たような仕事はできる限り、まとめて処理しましょう。例えば、デスクワークをするなら、他のデスクワークも全部まとめる。単純作業は単純作業でまとめる。

仕事は種類を変えるより、同じような仕事を一気に処理した方がはかどります。

もちろんこれはあらかじめ「やることリストをつくっておく」ことが必須です。でないと、どんな仕事があるかを理解し、まとめることはできませんから。

方法４　メール／電話はまとめて返答

メールや電話がきたら、そのたびに返答したり、取ったりしていませんか？せっかく仕事に集中していても、それを一気にそいでしまうことになります。

そして、また仕事に復帰して集中し直すのに何分もかかる。１日の仕事を計測して、集中して仕事に取り組めていたのが１日３０分しかなかった、というのは珍しくありません。ま、普通の人であれば、それで標準くらいだと肌感的に思います。

ですから、メールや電話が来ても無視する・・・のではなく、来ても気付かないようにすることが肝要です。メールであればアラートを切る、ケータイはマナーモードにしてサイレントにする。そして、「やることリスト」の『メール処理』『電話処理』の時間に一気に返答をします。

ただ、それだけで仕事の時間は一気に減ります。方法３の同じような仕事をまとめて処理することにもなりますし、集中力が途切れることもなくなります。

通常であれば、メールや電話は時間を決めて１日２回程度。

その際、効率のいい時間を避けるようにしてください。メールごときにエネルギーを使うのはもったいないので。

私の場合は、その時の具合にもよりますが、１日１回が標準。仕事の具合で１日２回程度になることもありますが・・・最近、デフォルトを２～３日に１回に変更しようと目論み中です。先日、試しにやりましたが、全く問題ありませんでしたので。

ちなみに・・・全てのビジネスマンがこれをやると、電話が一生つながらないという事象が発生します。大丈夫。これを読んでやるような人はほとんどいませんから。万が一、そんな時代になったとしても、私は解決策を持っていますので、そうなったらお教えします。

方法５　メールは１回で処理する

メールを処理する時間になりました。では、どんな風にメールを処理しているでしょうか？

やってしまいがちなのが、「長くなりそうだから後で返答しよう」「これは保留」と、受信ボックスにそのままにしてしまうことです。これは時間のムダ以外、何者でもありません。

なぜなら次また同じメールを読む事になるからです。２回ならともかく、３回、４回、５回と読んで「そろそろ、これに返答しないと・・・」みたいに。これをやめるだけで同じことを２回しないで済む事になりますので、仕事時間が効率化されます。

そのためにもメールを処理する時間は決めておく。そして、その時間にやることリストに入れておくのです。そして、メールを見たら１度で返答するなり、処理する。返答したら削除が基本。もしくは、別フォルダにいれて保存。要するに受信フォルダを空っぽにしていくのです。

返答せずに保留するのは、返答のメールを書くのに時間がかかるからです。でも、本当は逆で、時間がかかるメールを処理できないときに、メールを見るな、ということです。もうひとつメールの保留要因となる、誰かからの返答待ち・進捗待ちの場合は、「やることリスト」の中に返答待ちとして、そのメールは削除なりフォルダにいれるなりして、受信ボックスからは消してしまいます。

スマホで移動時間にメールを処理しようなんていうヤツがいますが・・・それは、頭がおかしいとしか言いようがありません。メールの読み込み速度は遅いし、打ち込みにも時間がかかりますから。「オレは移動中も仕事してる」という陶酔感に浸れるかもしれませんが、私から言わせれば仕事ができません、と告白してるようなものです。

移動中は、パッと切り替え可能な「本を読む」「やることリストの整理」などがオススメです。

方法６　時間を切る

シンプルですが、「○時までにこれをやる」と終了予定時刻を決めることです。それだけで仕事のスピードは一気にあがります。

もちろん非現実なのはだめなので、その辺は考えて、ちょっとがんばらないと難しいくらいの時間に設定します。そうするとはじめは間に合いませんが、だんだん早くなってきます。

ちなみにこのザ・レスポンスのメールを書くのに、私は当初２～３時間かかっていました。最近は、３７分で終わるようになりました。

方法７　昼寝する

これほど推奨されていて、科学的にも証明されているにも関わらず、誰もやっていないのが昼寝です。昼寝をするのは昼食を食べ過ぎだからと思われていますが・・・食べ過ぎなくても身体のリズム的に14時頃には眠くなるものなのです。それを我慢して乗り切るよりは、寝た方が早い。

なので、20分間の昼寝をしましょう。それ以上長くすると頭がぼーっとしますので、注意。

眠れない時もあるかもしれませんが、目をつぶっておくだけでも効果的です。その後の仕事のはかどり具合が半端ではありません。ぜひお試しを。

いきなり全部やらなくていい

いかがでしょうか？どれもすぐに出来て、すぐに効果があるものばかりです。

一気に全部取り入れると、すぐに飽きてしまいます。だから、ひとつずつ導入していってください。

オススメは、昼寝もしくはメールの１回処理です。

ぜひやってみてください。