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明確な文章を書く最初のStep

2017.2.6 | ,
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From:西埜巧祐

心斎橋のスタバより・・・

「どうしたら西埜さんみたいな、分かりやすい文章を書くことができますかね?」

懇親会で、あるお客さんから、こんなことを聞かれました。わかりやすい文章を書きたいけど、なかなか書けない。どうやって書けばいいのか?セミナーでもわかりやすいとよく言われます。

「西埜さんの文章はわかりやすいですが、どうやって書いているんですか?」と言われました。お世辞でも、そう言われたら、答えるしかありません。僕がわかりやすい文章を書けるようになった要因をお話ししたいと思います。実は、そんなに難しい話ではありません・・・。

わかりやすい文章を書くって必要?

もちろんです。”明確さは何よりも勝る”と言われています。広告でも、自分が言いたいことが伝わらなければ、お客さんは行動できません。例えば商品のベネフィットを言い表しても、

人が行動できない原因の一番大きなものは、”わからないから”です。人間、不安になると、行動できなくなります。文章でも同じです。自分が相手にやってほしいこと。そのやってほしいことを、明確に伝えられないと、お客さんはその行動をしてくれません。

もちろん、マネジメントでも、同じです。最近では、インターネット上のコミュニケーションは増えています。あなたの会社でもそうではないでしょうか?メールは昔からありましたが、今ではチャットワークやトークノートなど、チャット系も増えています。文章を、デジタルな媒体を使って送ること。それによるコミュニケーションはどんどん増えています(お客さんの問い合わせでも、そうですよね)。

さらに、これから在宅の人と一緒に仕事をする・・・というのは、普通になってくるでしょう(僕らも使っています)。その時に、わかりやすい文章を送れなければ、デジタル上のコミュニケーションはとれなくなります。仕事の効率があがるどころか、下がってしまいます。わかりやすい文章、明確な文章を書くことは、広告の成約率をあげる・・という観点でも必要ですが、仕事の効率をあげる上でも必要になるのです。

わかりやすい文章を書く最初のstep

”テンプレートを使おう”

テンプレートというと、即効性があるもの。すぐに使えて成果が出るもの。そんなイメージがあると思います。ですが、意外にもテンプレートを使うことで、スキルを上げることもできます。僕自身の経験で、思い出したことがあるので、紹介したいと思います。少し、セールスライティングの観点で言うと遠回りな部分もありますが、読んで損はありません。ライターだけじゃなく、全ての人にとって、、、です。

僕がわかりやすい文章を、昔より書けるようになったのは、テンプレートに要因があります。もともと、そんな知識もありませんし、頭も良くありません。ビジネスで使う文書、わかりやすい文章、一つもわかりませんでした。

そんな中で、あるビジネススクールに通った時に、こんなテンプレートを紹介してもらいました。

CREC法

プレゼンテーションやビジネス文書の書き方には、必ず出るテンプレートです。文章というのは、こう言う順番で書くと、わかりやすくなると言われています。

結論:Conclusion
理由:Reason
事例:Example
結論:Conclusion

ポイントは、結論を最初と、終わりで言うことです。簡単に言うと、それだけです。正直、

Conclusion
Reason
Conclusion

でもいいと思っています。このテンプレートを知ってから、これで書くようにしました。そうすると、わかりやすくなった。みたいな評判が出るようになりました。でも、私自身、このテンプレートに沿ってやるようにしただけで、明確に文章を書くスキル自体が大きく上がったと思っています。なぜか?それは、、、

テンプレートの概念がないと、
何を書いたらいいかわからないから

意外かもしれませんが、そうなのです。守破離と言う言葉もありますが、テンプレートを持っていないと、何を書いたらいいかわからないのです。ちなみに、質問をしてくれた方も「お客さんにお知らせをする時に、何を書いたらいいかわからない」と言うことでした。

そう言う時に、テンプレートがあれば「とりあえずこれで書こう」と言うふうになれます。そして、順番通りにみていくと、

「最初に、結論を書く。結論、つまりお客さんにしてほしいことはAAAAA」

「次に、結論を書いた理由を書く。お客さんにお知らせした理由はBBBBB」

「その次に、それをしてもらったら、どうなるかを書く。
この場合だと、ベネフィットだから、CCCCC」

「最後に、もう一度、結論を書くAAAAA」

組み合わせれば
AAAAA
BBBBB
CCCCC
AAAAA
と言うふうに文章が出来上がります。

それぞれのフェーズで、書くべきことは明確なので、迷うこともありません。また、結論が最初にあるので、それと違ったことはかけません。文章全体の論理も見やすくなります。

テンプレートの概念があれば、こんなふうに、簡単に書けるようになります。穴埋め式で、書くことを考える。そして、その文章を使って、お知らせする。依頼するときも、このテンプレートで書いていけば、それが身につき、自然とできるようになります。

いつの間にか、気づかないうちに”わかりやすい文章”を書けるようになるのです。テンプレートを使っていくうちに、書く内容が自然と思いつくようになり、文章も洗練されていくのです。もしあなたが、「文章がわかりづらいと言われる」そんな悩みを持っているのなら、このテンプレートを使ってみてください。そんな悩みはなくなるでしょう。

そして、もう1つお伝えしておきたいことがあります。今回お伝えしたテンプレートを使ってスキルを上げることに関していうと、実は、セールスライティングも同じなのです。

セールスライティングも同じ
テンプレートを使わないと、書くことは出てこない

よく、セールスレターを書こう!と思っても、手が止まってしまう・・・そんな悩みを持たれている方がいます。その場合、解決策は、スワイプファイルです。これは、過去にうまくいった広告の事例集のことです。

セールスレターや広告でも、スワイプファイルと呼ばれるテンプレートがあります。これは、セールスライター、セールスレターを書く人にとっては必需品で、いわゆるテンプレートの役割をしてくれます。

何を書けばいいかわからない・・・と思っていても、テンプレートに沿って書いていけば、それなりのレターは完成できます。そして、それを繰り返すうちに、その書き方が身につき、セールスレターを書くスキル自体も上がっていくわけです。

意外かもしれませんが、テンプレートを手に入れることは、スキルアップの面からも有効なのです。もし嘘だと思うなら、、、今回紹介した「CREC法」を、普段の仕事で、人に依頼するときや、書く時や話す時に使って見てください。やり続けていたら、いつの間にか、文章を書くのは難しく無くなります。そして、人からも「分かりやすい」と言われるようになります。その体験をしてもらえば、テンプレートの重要性はお分かりになると思います。

こればかりは、やってみないと、、、と言うものがあります。ぜひ、お試しあれ。

PS
重要なことではありますが、、、部下に使わせてみてもいいです。と言うか、使わせるべきです。CREC法はベタではありますが、わかりやすいテンプレートです。これを部下に使わせれば、意思疎通の時間を短縮できます。文章を読んだだけで、すぐに要点を掴み、意思決定ができるようになります。

要点が見えず、相手が話したいことをずっと聞く、、、、なんてことはなくなります。部下に使わせて、その変化を見れば、テンプレートの効果が体験できるはずです。正直、意思疎通の時間は部下がいれば、必ず増えていきます。その時間を短縮する観点でも、テンプレートは有効です。

PPS
テンプレートではありますが、使い続けなければスキルは上がりません。一回書けば、とりあえずスキルが上がる。わかりやすい文章を書けるようになる。というわけじゃなりません。使い続けてことそ、スキルは上がるのです。

西埜 巧祐

2012年にダイレクト出版に入社。1つの商品の販売プロジェクトで3000万円以上を売上げたり、企画したセミナーを告知後8時間で140名(満席)集客したり、年間120万円もするコンサルティングを満員にするなど、、高額商品・セミナーの販売で数々の実績を残す。また、自身が担当した高額セミナーの集客を毎回成功させ、その手順をマニュアル化。現在、それを使ってダイレクト出版の他のマーケッターも、セミナーの集客を行っている。現在は【ザ・レスポンス】のブランドマネージャーとして、プロモーションの企画、運営、商品の開発、人材教育を担当している。

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