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目標を達成する魔法のタスクリスト

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From:マイケル・マスターソン

私は、キャリアのほとんどを毎日の計画を特に立てることなく過ごしてきました。

自分の目標は書き出していましたし、常に意識もしていました。その目標は私に正しい道筋を示してくれていましたが、意味もなく前進と後退を繰り返していたように思います。

私は毎朝職場まで運転しながら、自分の目標について考えていました。これは、自分のモチベーションを上げるのに非常に役立つ上に、その日に何をしなければいけないかを示してくれたこともあります。目標達成のために今日やるべきタスクを思い浮かべながらデスクにつくのですが、多くのタスクは達成されないまま1日が終わっていきました。

いったい何が起こっていたのでしょうか?

おそらく、あなた自身にも全く同じことが起こっていると思われます。あなたのデスクにはたくさんの未決済書類が溜まっています。電話は鳴り、留守電が15も溜まっています。パソコンを見ると、50通もの新着メールが届いています。このような状況では、ついつい重要なタスクを後回しにしてしまいがちです。なぜなら、あなたにやってくる小さな緊急事項を一つずつ片付けていかないといけないからです。

このような状態では、あなたの目標を達成するためのタスクに手をつける前に、1日が終わってしまうでしょう。あなたは努力して少しでもタスクに手をつけようとするかもしれません。でも、今日は疲れた、明日やったほうが頭が回りそうだ。あなたも聞き覚えがある言葉ではありませんか?

もしそのような状況でも、落ち込む必要はありません。あなただけではないのです。ほとんどの人は、毎日の細々した仕事に忙殺されているのです。目標をきちんと持ち、それを達成している人ですらそうなのです。長い目で見れば目標のためのすべてのタスクをやり遂げていますが、日々の作業に追われてストレスをためているのはみんな同じなのです。

毎日の計画を立てなくても成功することは可能です。しかしそれでは、あなたは長時間もっともっと働かなくてはいけません。なぜかって?

自分のためでなく他の人のために働き続けることになるからです

あなたが自分の1日を計画しなければ、あなたは自分のためでなく他の人のために働き続けることになるからです。あなたは、他人のリクエストに応えてから自分の仕事をやらなければいけない、というように思い込んでいませんか?

未決済書類や留守番電話、Eメールの処理から1日を始めるのは、馬鹿げています。毎朝あなたを待っているもののほとんどは、あなたの目標や野心とは何の関係もないのです。それらは、他人があなたにやってもらいたい仕事なのです。

もしあなたが運命や未来を自分の手で決めたいのであれば、あなたが自分の時間を管理しなくてはいけません。あなたの時間を管理するためのベストな方法は、あなたの時間をあなただけのために、あなたの都合のいいように決めることなのです。

先にも述べましたが、私は書き出すことで目標を達成することができました。しかし、私が自分のスケジュールをタスクリストとともに管理し始めてから、自分の生産性が4倍にも上がったのです。私がお勧めするやり方を実行すれば、あなたにも同じような結果がきっと望めることでしょう。

私は長年いろいろなスケジュール管理方法を試してみましたが、どれも今ひとつ満足できないものばかりでした。いろいろな管理方法のいいところばかりを集めて、自分なりに作り上げた方法をお教えしましょう。

これがその方法です

年の初めに、まず12ヶ月の目標を計画します。「自分の目標に近づくには1月にこれをして、2月にはこれをして・・・」と自分自身で書き出していきます。そして、月の初めに、週ごとの目標を立てていきます。最後には、毎日の目標を立て、日ごとのタスクリストを作るのです。

私の毎日は、前日から始まります。

というのは、毎日のタスクリストは前日に必ず作ることにしているからです。例えば、火曜日のタスクリストを作ることは月曜の最後の仕事になります。水曜日のリストは火曜の最後に作るのです。

毎朝、その日のリストをみるところから1日が始まります。そして、終了したタスクには線を引き、どのタスクがまだ終わってないかを分かるようにしていきます。翌日のタスクリストは、その日に終わらなかったタスクから始まります。その後に、毎週の目標を見て、何を付け足していくか決めます。そこまで終わったら、デスクの上の未決済書類を確認し、どれを片付けていくか決めるのです。未決済書類などはその翌日まで持ち越すこともありますが、ほとんどのものは後回しにするか、他の人にやってもらいます。

私は罫線が入った6x9インチ(約15 x 23cm)の紙をこのリスト用に使っています。この紙に縦線を引き列を作り、そのタスクの想定所要時間を書き込み、実際にかかった時間も書き込んでいきます。また、アシスタントに回したタスクの欄も作っておきます。

通常、15分から60分のタスクが20個くらい並ぶことになります。

これが私の通常のタスクリストです

1月29日(火)

30分 階段を上る ストレッチ
30分 ポエム2つ 編集
60分 SINのライティングと編集
30分 新しいポエムを書く
30分 ブログのライティング
60分 目標に向けての基本計画を立てる
60分 マーセルとトレーニング
90分 メリー・エレンとミーティング
50分 チャーリーとパトリックとミーティング
30分 Eメールのライティング
10分 ジョヴァンナとミーティング
15分 カレンダー更新
30分 ETRエッセイ:ポジティブシンキング
15分 ジャーナルを読む
15分 マットに電話

私はこれをペンとインクで手書きするのが好きなのですが、もちろんコンピュータ上で管理しても構いません。

問題はこのやり方を楽しめるかどうかにかかっているのです

時間のかかるタスクはとても疲れるものです。私は1時間以上かかるものはスケジュールにできるだけ入れないようにしています。もし数時間かかるようなタスクがあれば、幾つかに分割して数日でやり遂げるようにするといいでしょう。その方がタスクを達成しやすくなるからです。力を分散させることができる上に終わった分の見直しや改定も可能になるので、良い結果を出せる可能性も高いのです。

私のスケジュールは、だいたい1時間のタスクが2つか3つ、30分のタスクが3つか4つ、15分のタスクが10〜12個くらいになります。あなたの仕事の性質によって変わってくるでしょうが、私はこの時間配分がとても気に入っています。この時間配分だと、とても融通が利く上に、疲れ切ってしまう前に終わらせられるのでちょうどいいのです。

毎日あなたのとても重要なタスクとそこそこ重要なタスクをほぼ終えてしまえればとても理想的です。あなたがやればやるほど、あなたの長期的な目標にできるだけ早く近づいていくのです。しかし、、、

1日の終わりに達成感を味わうこともとても重要です

最初のうちは熱心にやりすぎて、あなたがやれる以上のタスクを書き込んでしまいがちです。
実際に私もそうでした。タスクを書き出すときには、現実的な時間設定をしましょう。そして、実際にどれくらい時間がかかったかを書き出し、1日の終わりに必ずチェックしましょう。

完了したタスクは、線を引いてリストから消していきましょう。1つ終了!では次へ!といった具合に。

私はこれをもう何年も続けていますが、リストを制覇するたびに小さな喜びを感じています。

毎日のタスクリストは15分もあればできるものです。あなたの毎週の目標、つまり毎月の目標と今年の目標に基づいたものから作り出すのが、秘訣なのです。

このやり方はもしかしたらあなたには合わないかもしれません。しかし、とりあえず試してみることをお勧めします。きっと気に入ると思うのです。

あなたの同業者や競合、同僚が朝のコーヒーをすすっている時に、あなたは既にその日になにをするべきか予定が立っているのです。このリストは、あなたを健康で、賢く、富める人にしてくれることでしょう。やるべきことと優先順位はもうリストに書いてあります。重要なことを忘れているのではないかと不安になる必要もありません。そして、あなたの1日が生産的であることを確信しながら、活力と興奮を持って仕事ができるのです。

マイケル・マスターソン

年商100億円以上の会社を2社、50億円以上の会社を2社、10億円以上の会社を10社以上保有、ダイレクト・レスポンス・マーケティングの世界で屈指の実績を誇るスーパー起業家。その事業構築の手腕は多くの起業家、マーケッターから高く評価され、推薦分などを書くことがないジェイ・エブラハムが著書に序文を寄稿するほど。AWAIのファウンダーの一人であり、450,000人の会員を誇るメールマガジン「Early to Rise」のファウンダーでもある。

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