FROM:北岡秀紀

前回までチェックリストの有効性についてお伝えしてきました。
今回から実際にチェックリストをどのように作り、運用していくのか、についてお伝えしていきます。

まず、どの業務のチェックリストを作るのか、についてですが・・・

今後もういちどやる可能性のある全ての仕事でチェックリストを作るべき

というのが答えです。

つまり、社内にある、ありとあらゆる仕事がチェックリスト化できている状態というのが、理想的な状態です。
そんなこと言っても仕事が大量にあり過ぎて全ての仕事をチェックリスト化なんてできるはずない、と思われるかもしれません。
しかし、実は分類していくと、それほどの分量ではないことがわかります。

まずルーティン業務に関しては、下記の５つに分類できるはずです。
１　毎日ルーティンでやる業務
２　毎週ルーティンでやる業務
３　毎月ルーティンでやる業務
４　四半期に１度程度やる業務
５　年に１回やる業務

そして、それに加えてルーティンではない自分の役割の業務は以下の２つ。
６　自分がメインでやっている業務（セールス、マーケティング、経理、総務）
７　突発的な業務（クレームなど）

つまり、仕事は７種類しかないのです。
そして、１〜７それぞれで自分が抱えている仕事は何を考えてみると・・・？

１のデイリーのルーティンであれば、メールチェック、部下の日報確認など。
２のウィークリーのルーティンであれば、週１回のミーティング、翌週のアクションプランの決定など。
こんな風に分類＆分解していくと、１人２０個程度の仕事しかないことがわかります。
（多い場合は５０という方もいますが、それは分解し過ぎか、負荷の小さい業務ばかりを抱えている小間使い的な仕事をしているかのいずれかです。）

２０くらいなら、何とか作れそうな気がしませんか？
そんな気がしてきたらOKです。
早速作っていきましょう。

チェックリスト作成の２つのポイント

まずはルーティンの５つの業務に関してチェックリストを作ることからはじめます。
ルーティン業務の方がチェックリスト化しやすいという理由からです。
また、うまくいけばチェックリスト化したおかげで、すぐに人に任せられる可能性も出てきます。

ルーティンのチェックシートは次の２つのポイントを押さえればOKです。

ポイント１　作れそうなものから作る

全ての業務のチェックリストを作る、と意気込み過ぎると思考が停止してしまいます。
なので気楽に作れそうなものから作る、ということがポイントです。
何個か作れば、こういうものかということがわかりますから、次以降、楽に作ることができます。

ポイント２　完璧なものを作る必要はない

もうひとつやりがちなのが１００％カンペキなチェックリストを作ろうとしてしまうことです。
しかし、その必要はありません。
作成したチェックリストは次以降、同様の業務をするときに使ってみて、使いにくいところやモレなどを修正すればいいのですから。

ですので、チェックリストの最下部には、最終更新日というのを入れる欄を作っておくのがいいですね。

チェックリストを簡単に作る裏技

とはいえ、チェックリストを作るのが面倒というのが本音でしょう。
そんな時の裏技が新人に作らせる、という方法です。

新人に仕事を教える際にメモをさせます。
そして、理解度をチェックするためとして、そのメモに基づいてチェックリストを作る、というところまでを課すわけです。
そして、あなたはそのできあがったチェックシートを添削するだけ。

新人には全ての仕事を教えているわけですから、教えながらチェックリストができあがっていく感じです。
これで簡単に、全ての業務のチェックリストができあがることになります。

ちなみにチェックリストを使って新人教育するメリットがもうひとつ。
やる気満々の新人が不満に感じる、モチベーションが下がる最大の要因が、教えてない仕事に関して「あ、あれやっといて」みたいな指示をすることです。
あなたが新人だったころには一度や二度は経験があるんじゃないでしょうか？
チェックリストにすると、教えた業務が視覚化されるわけですから、それを防ぐことが可能になります。

ここまで仕事を覚えたという達成感を感じやすいので、モチベーションがあがりやすくなるというおまけつきです。

次回は、セールスやマーケティングのような、チェックリスト化しずらそうな業務のチェックリストの作成法をお伝えします。

ー 北岡秀紀

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