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仕事は意外と少ない

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From:北岡秀紀

FROM:北岡秀紀

前回までチェックリストの有効性についてお伝えしてきました。
今回から実際にチェックリストをどのように作り、運用していくのか、についてお伝えしていきます。

まず、どの業務のチェックリストを作るのか、についてですが・・・

今後もういちどやる可能性のある全ての仕事でチェックリストを作るべき

というのが答えです。

つまり、社内にある、ありとあらゆる仕事がチェックリスト化できている状態というのが、理想的な状態です。
そんなこと言っても仕事が大量にあり過ぎて全ての仕事をチェックリスト化なんてできるはずない、と思われるかもしれません。
しかし、実は分類していくと、それほどの分量ではないことがわかります。

まずルーティン業務に関しては、下記の5つに分類できるはずです。
1 毎日ルーティンでやる業務
2 毎週ルーティンでやる業務
3 毎月ルーティンでやる業務
4 四半期に1度程度やる業務
5 年に1回やる業務

そして、それに加えてルーティンではない自分の役割の業務は以下の2つ。
6 自分がメインでやっている業務(セールス、マーケティング、経理、総務)
7 突発的な業務(クレームなど)

つまり、仕事は7種類しかないのです。
そして、1〜7それぞれで自分が抱えている仕事は何を考えてみると・・・?

1のデイリーのルーティンであれば、メールチェック、部下の日報確認など。
2のウィークリーのルーティンであれば、週1回のミーティング、翌週のアクションプランの決定など。
こんな風に分類&分解していくと、1人20個程度の仕事しかないことがわかります。
(多い場合は50という方もいますが、それは分解し過ぎか、負荷の小さい業務ばかりを抱えている小間使い的な仕事をしているかのいずれかです。)

20くらいなら、何とか作れそうな気がしませんか?
そんな気がしてきたらOKです。
早速作っていきましょう。

チェックリスト作成の2つのポイント

まずはルーティンの5つの業務に関してチェックリストを作ることからはじめます。
ルーティン業務の方がチェックリスト化しやすいという理由からです。
また、うまくいけばチェックリスト化したおかげで、すぐに人に任せられる可能性も出てきます。

ルーティンのチェックシートは次の2つのポイントを押さえればOKです。

ポイント1 作れそうなものから作る

全ての業務のチェックリストを作る、と意気込み過ぎると思考が停止してしまいます。
なので気楽に作れそうなものから作る、ということがポイントです。
何個か作れば、こういうものかということがわかりますから、次以降、楽に作ることができます。

ポイント2 完璧なものを作る必要はない

もうひとつやりがちなのが100%カンペキなチェックリストを作ろうとしてしまうことです。
しかし、その必要はありません。
作成したチェックリストは次以降、同様の業務をするときに使ってみて、使いにくいところやモレなどを修正すればいいのですから。

ですので、チェックリストの最下部には、最終更新日というのを入れる欄を作っておくのがいいですね。

チェックリストを簡単に作る裏技

とはいえ、チェックリストを作るのが面倒というのが本音でしょう。
そんな時の裏技が新人に作らせる、という方法です。

新人に仕事を教える際にメモをさせます。
そして、理解度をチェックするためとして、そのメモに基づいてチェックリストを作る、というところまでを課すわけです。
そして、あなたはそのできあがったチェックシートを添削するだけ。

新人には全ての仕事を教えているわけですから、教えながらチェックリストができあがっていく感じです。
これで簡単に、全ての業務のチェックリストができあがることになります。

ちなみにチェックリストを使って新人教育するメリットがもうひとつ。
やる気満々の新人が不満に感じる、モチベーションが下がる最大の要因が、教えてない仕事に関して「あ、あれやっといて」みたいな指示をすることです。
あなたが新人だったころには一度や二度は経験があるんじゃないでしょうか?
チェックリストにすると、教えた業務が視覚化されるわけですから、それを防ぐことが可能になります。

ここまで仕事を覚えたという達成感を感じやすいので、モチベーションがあがりやすくなるというおまけつきです。

次回は、セールスやマーケティングのような、チェックリスト化しずらそうな業務のチェックリストの作成法をお伝えします。

ー 北岡秀紀

(お客様の声) 浅倉様
人を大切にする、社員とともに成長しようとする経営者こそ、軸をどこにおいてそのビジョンを実現させていくか、この書籍から学ぶべきだ。これからは経済の時代、生き抜く経営をするためにも必読だね。

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北岡 秀紀

マーケティングコンサルタントであり、コンサルタントを指導するコンサルタントでもある。これまで約900以上のクライアントのコンサルティングを実施し、数々の店・中小企業・オンラインショップの売上改善を果たす。その成功率は91.7%を誇る。(2011年10月現在)単に机上の空論ではなく、「自身で実証済みのノウハウだけを伝える」ことを信条としている。年商1億円を突破したい社長向けの情報サイト『オクゴエ!』を主宰。また、自身のノウハウを受け継ぐコンサルタントを育てるプログラムを主催しており、一人あたりの参加費は350万円という超高額にも関わらず、申込が殺到。参加希望者の77%以上を断っている。

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