メールが来たら、スグに読まないと、スグに返信しないと、と思ってしまいませんか？
すぐに返信しないと…、すぐに返信してくれないと…、なんて思っているなら、メールの使い方を間違っています。
いつでも見られることにメールの意義があるわけですから。

メールが来ましたと知らせてくれるアラートは全て解除。
そして、メールを見る時間は決めてしまい、その時間内でしか処理しないというルールにします。

私の場合、昼食後に見ます。
なぜ昼食後かというと、昼食は効率が落ちるからです。メールというのはただ返信するだけですから、効率が落ちる時間にやっても成果に差がほとんど出ません。

あなたの仕事のタイプによっては2回見る必要があるかもしれません。
それはご自身の状況に合わせてください。
（逆に言えば、2回見ても処理しきれないメールがあるのであれば、仕事の仕方に問題があります。）

余談ですが、（クレームなど）ネガティブな内容のメールに一日引きずられないように、朝一番に見るのは避けた方がいい、と思います。

よく考えれば電話ほど失礼なものはありません。
こちらの都合とは関係なく鳴り、何事よりも緊急性があがってしまいます。

しかし電話に出ないといけないという法律はありません。
電話もメールの返信と同じく、時間を決めてこちらから掛け直します。

弊社の場合、カスタマーサポート以外への電話は全て秘書サービスに転送されます。
秘書サービスからこんな電話があったというメールが届きますので、それを確認して電話を折り返します。

電話代がもったいない？
「売る時間」を削がれて本来得られる利益を逃す方がよほどもったいないです。
そう思えないなら、経営者なんてやめたほうがいいです。

スタッフから話しかけられるというのも相当邪魔です。
話しかけられた瞬間、集中力が削がれてしまいますから。

緊急以外の報告は時間を決めて、その時に相談するように指導します。
ただし、何が緊急で、何が緊急でないか？という判断基準は、あなたと部下スタッフでは大きく異なります。

ですから、明確な基準を設定することが大前提。
そのうえで、緊急ではない相談をされた時には【絶対に】受け付けないようにして繰り返し基準を理解させましょう。

弊社の場合、「今スグ対応しないとクライアントに迷惑がかかるもの」だけしか受け付けないというルールを決めています。

ここであげた時間泥棒3つは、いずれも、こちらの状況に構わず入ってくる邪魔ばかりです。
これらは全て「時間を決めて対応する」のが正解です。

これだけで２時間程度浮くなんて、ザラです。

あなたもきっとかなりの時間を浮かせることもできるはずです。

そして、もうひとつ重要なことがあります。
それは「その浮いた時間は売るために使う」ということです。

ここで【意図して】売るための時間を入れないと。。。
売上に直結しない、どうでもいい仕事がいつのまにか入ってしまいます。

全て今日、初めてお伝えした事ではなく、繰り返しお伝えしていることです。
しかし、ほとんどの人がやっていません。
やれば必ず成果が出るのに。

会社で最も時給が高いのは社長でないとおかしいです。
そんな貴重な時間は、本当に大事なことだけに使わなければなりません。